預かり文書

メニュー名はお客さまで変更が可能なため初期段階での名称を記載しております。

顧問先からの各種預かり文書の記録を管理するメニューです。

預かり文書 ガイドライン

預かり文書一覧

登録中の預かり文書の一覧が表示されます。各預かり文書の行をクリックすると、詳細情報に移動します。

  • 表示項目名の▲をクリックするとその項目の昇順で、▼をクリックすると降順で表示されます。(預かり日・担当者のみ)

表示の絞り込み

預かり文書のステータスや担当者または設定した事業所部署単位、預かり日(年月指定による期間指定)で、預かり文書一覧を絞り込むことができます。一覧上部にある、プルダウンから各絞り込み条件を設定してください。

預かり文書の詳細情報

登録いただいた預かり文書の詳細情報がご覧いただけます。内容、コメント、メール送信履歴等がご確認いただけます。

  1. 内容
    登録した情報をご確認いただけます。
  2. 関連文書
    こちらの枠をクリックまたは、ファイルをドラッグ&ドロップで挿入する事で、関連する画像や文書をご登録いただけます。 FlexCRM上にファイルがアップロードされ、ユーザ同士でファイル共有が簡単に行えます。
  3. メール送信/送信履歴
    顧問先に対して、文書の預かり報告及び返却報告のメールを送信することができ、送信履歴が一覧表示されます。また顧問先がメールを確認すると文書返却受付記録として表示されます。
  4. 顧問先返却確認履歴
    先方が返却報告メールを受信し返却を確認すると、返却確認履歴が表示されます。
  5. コメント
    ユーザ間で試算表提出に対するコメントを残す事ができます。こちらのフォームよりコメント内容を入力し、「投稿する」をクリックしてください。

メール送信/送信履歴

登録したメールアドレス宛に預かり報告・返却報告メールを送信することができます。「送信する」をクリックすると送信内容がポップアップで表示されます。内容を確認し「送信する」をクリックしてください。
送信したメールは預かり報告メール送信履歴または返却報告メール送信履歴に表示されます。

預かり文書の新規作成・編集

新たに預かり文書を登録する場合は一覧画面、または詳細画面から「新規作成」をクリックしてください。
編集を行う場合は、詳細画面から「編集する」をクリックしてください。預かり文書の入力フォームに移動しますので、必要事項を入力した後「保存する」をクリックしてください。
ステータスが「預かり中(未連絡)」で登録する場合、「保存する」をクリックすると預かり確認のメール送信を確認するポップアップが表示されます。メールを送信する場合は「送信する」をクリックしてください。入力したメールアドレス宛に預かり確認メールを送信します。また、ステータスは「預かり中(連絡済み)」になります。

  1. ステータス
    預かり中(未連絡)、預かり中(連絡済み)、返却済み(未確認)、返却済み(確認済み)から選択してください。
    また預かり報告・返却報告のメールを送信することによりステータスは変わります。
  2. 顧問先、先方担当者
    サジェスト機能を利用して顧問先及び先方担当者を選択します。新しく顧問先/担当者を登録する場合は、入力後にEnterキーを押すか、フォームからカーソルを外す事により登録する事ができます。
  3. メールアドレス
    先方担当者のメールアドレスを入力してください。預かり報告/返却報告メール送信に使用します。
  4. 返却期限
    返却期限を登録します。提出日入力欄をクリックするとカレンダーが表示されますので、選択してください。
  5. 預かった資料など
    預かり文書の詳細を自由に入力することができます。

データの削除

詳細画面のタイトルの横にある をクリックすると、データを削除する事ができます。

データのエクスポート

管理者のみ

一覧表示画面の右上にある「エクスポート」をクリックすると、表示されている預かり文書一覧のデータがCSV形式でローカルに保存されます。