お問い合わせ管理
メニュー名はお客さまで変更が可能なため初期段階での名称を記載しております。
顧客からのお問い合わせや要望、プロジェクトに対する課題などに対しての対応状況を管理するメニューです。 各担当者が入力した履歴はタイムライン形式で表示され、対応状況が時系列でご確認いただけます。
お問い合わせ管理 ガイドライン
お問い合わせ管理の一覧
登録中のお問い合わせの一覧が表示されます。
一覧は「未対応」･「対応中」･「対応済」のステータス別にソートする事ができます。また、各お問い合わせの欄をクリックすると、詳細情報に移動します。
※登録されたお問い合わせ管理データは、タスク管理メニューからもご確認いただけます。
受付チャネルの設定
お問い合わせの「受付チャネル」を設定する事ができます。 受付チャネルを設定する事により、FlexCRM内で作成したウェブフォームや、外部メールからのデータを「お問い合わせ管理」に連携させるが可能です。
画面右上にある
をクリックすると、受付チャネルの一覧画面が表示されます。 編集方法については下記をご確認ください。
編集を行った後は必ず「保存する」をクリックしてください。｢保存する」をクリックせずに他のページに移動した場合、変更した内容は反映されませんのでご注意ください。
新しい受付チャネルを追加する場合
一覧リスト上部の「チャネルを追加する」をクリックしてください。入力フォームに移動します。
チャネルの区分を選択してください。
ウェブフォームは、FlexCRMで作成したウェブフォームを流入元とする場合に選択します。ウェブフォームから申し込み等の登録があった場合、データが登録されます。（「ウェブフォーム」メニューからウェブフォームを作成する事ができます。）
メールは、外部からのメールを流入元とする場合に選択します。
選択したチャネル区分によって、入力項目が異なります。必要な情報を入力してください。
受付チャネルの内容を変更する場合
一覧リストから編集するリストの欄をクリックしてください。編集画面へ移動します。
受付チャネルを削除する場合
一覧リストから編集するリストの欄をクリックしてください。編集画面へ移動します。「このチャネルを削除する」にチェックを入れて保存すると、受付チャネルが削除されます。
種別の設定
お問い合わせの種別の選択肢を設定する事ができます。画面右上にあるをクリックし、左側の設定項目から「種別の設定」をクリックすると、種別の設定の編集画面が表示されます。編集方法については下記をご確認ください。
編集を行った後は必ず「保存する」をクリックしてください。｢保存する」をクリックせずに他のページに移動した場合、変更した内容は反映されませんのでご注意ください。
新しい選択肢を追加する場合
「新しい選択肢」の入力項目に名称を入力し、「追加する」をクリックして選択肢を追加ください。
選択肢を変更する場合
定されている選択肢の名称をクリックすると、入力項目に切り替わります。名称の変更を行い、右側の「保存」リンクをクリックしてください。
選択肢の順番を入れ替える場合
項目を上下にドラッグ＆ドロップする事で、順番を入れ替える事ができます。
選択肢を削除する場合
選択肢の右側の
をクリックする事で、選択肢を削除する事ができます。
メールの設定
画面右上にあるをクリックし、左側の設定項目から「メールの設定」をクリックすると、メールの設定の編集画面が表示されます。
メールを送信したいタイミングのチェックボックスにチェックを入れて、「保存する」をクリックしてください。｢保存する」をクリックせずに他のページに移動した場合、変更した内容は反映されませんのでご注意ください。
データのエクスポート
一覧表示画面の右上にある「エクスポート」をクリックすると、今絞り込まれている状態のデータがCSV形式でローカルに保存されます。
お問い合わせの詳細情報
登録いただいたお問い合わせの詳細情報がご覧いただけます。お問い合わせ内容、コメント、関連文書等がご確認いただけます。
基本情報
登録したお問い合わせ内容をご確認いただけます。
関連する案件が登録されている場合は、案件をクリックしていただくと案件の詳細情報をご確認いただけます。
関連文書
こちらの枠をクリックまたは、ファイルをドラッグ＆ドロップで挿入する事で、関連する画像や文書をご登録いただけます。FlexCRM上にファイルがアップロードされ、ユーザ同士でファイル共有が簡単に行えます。
このプロジェクト管理のその他のお問い合わせ管理
同一案件でお問い合わせが他にも登録されている場合に表示されます。
未対応のお問い合わせ管理
ステータスが未対応のお問い合わせが、直近5件表示されます。
このお問い合わせに関連付けられた顧客
お問い合わせに関連付けられた顧客を表示しています。また、こちらから顧客の関連付けや解除も行うことができます。
＜顧客の登録方法＞
顧客名はサジェスト機能を利用して顧客を選択します。新しく顧客を登録する場合は、顧客名入力後にエンターを押すか、フォームからカーソルを外す事により登録する事ができます。
※顧客のサジェスト機能に出る候補は、全体設定のサジェスト設定に準拠します。
コメント/対応履歴
ユーザ間でお問い合わせに対してコメントを残す事ができます。また、こちらのコメント欄から「区分」や「ステータス」の変更、エスカレーションによるメール送信を行う事が可能です。それぞれの登録を行う際は、コメントを記載して「公開する」をクリックしてください。
データの削除
をクリックすると、データを削除する事ができます。
お問い合わせの新規作成・編集
新たにお問い合わせを登録する場合は一覧画面、または詳細画面から「新規作成」をクリックしてください。編集を行う場合は、詳細画面から「編集する」をクリックしてください。お問い合わせの入力フォームに移動しますので、必要事項を入力した後「保存する」をクリックしてください。
顧客名
顧客名はサジェスト機能を利用して顧客を選択します。新しく顧客を登録する場合は、顧客名入力後にエンターを押すか、フォームからカーソルを外す事により登録する事ができます。
※顧客のサジェスト機能に出る候補は、全体設定のサジェスト設定に準拠します。
案件
顧客に紐づいている案件を選択する事ができます。顧客名を変更すると、案件の選択肢が動的に変更します。
先方担当者
先方担当者は顧客を選択する際と同様の手順で選択する事ができます。
※先方担当者のサジェスト機能に出る候補は、「名刺管理」メニューに登録してあるデータが対象です。
